Три варианта того, как не стоит начинать выступление

Сергей Пархоменко, 21 апреля 2009

tomat

Меня раздражает, когда оратор мнит себя умнее всех собравшихся (а особенно меня), применяя низкопробные финты, рассчитанные на начальные классы сельской школы, вычитанные накануне в попсовой книжке.

Естественно, дело здесь не столько в самих приемах, сколько в том, как их используют. Вот три типичных совета «как начать выступление».

«Чтобы установить контакт с аудиторией, сделайте им комплимент»

Словесные конструкции вроде «Я был очарован красотой Киева», «Люди здесь в Питере совсем другие ― не то, что у нас, в Москве», «Именно вы, HR-менеджеры ― главный двигатель стратегических изменений в организации» я не могу воспринять иначе как пренебрежение к умственным способностям собравшихся. Это напоминает поп-звезд, которые во время своих гастролей всенепременно вопят в микрофон «Я люблю тебя Питер!», «Алма-Ата ― вы лучшие!», «Сибиряки, я пою для вас!», «Самые красивые девушки здесь, в Перми!».

Комплименты делать можно, но это не должно превращаться в фарс и очевидное манипуляторство. «Рад вас видеть», «Интерес к теме моей презентации показывает, что все больше предприятий внедряют прогрессивные методы управления», «Мне особенно приятно, что я вижу здесь людей, которые были на моем докладе в предыдущей секции конференции» ― эти высказывания несут какой-то смысл или имеют какие-то разумные основания.

«Расскажите историю из серии „когда я ехал к вам сюда“»

«Доброе утро! Знаете, сегодня утром я не услышал по радио информацию о пробках, и решил поехать на метро, чтобы наверняка успеть вовремя. В метро мне, честно говоря, не нравится: там много людей, давка. Но в итоге я оказался очень доволен тем, что ехал именно в метро, потому что там я стал свидетелем очень интересной истории. На станции „Новокузнецкая“ в вагон вошла девочка с мамой. Девочка выглядела очень довольной, а в руках у нее был пакет с двумя бананами, на которые она периодически с вожделением смотрела. И я подумал, как это здорово, радоваться тем мелочам, которые у нас есть ― надеюсь, мы проведем сегодняшний день получая удовольствие от того, чем занимаемся.»

Если мне захочется послушать зарисовок из жизни ― я пойду на спектакль Гришковца. Мне малоинтересны банальные экзистенциальные рассуждения: я, вообще-то, пришел получить какие-то идеи в конкретной предметной области.

Есть большая разница между байкой, притянутой за уши и нормальными приемами, вроде метафор, аналогий, наблюдений или примеров. Нормальные приемы функциональны: они позволяют увидеть ситуацию с альтернативной точки зрения, предположить существование какие-то неочевидных на первый взгляд вещей, создать более точное видение ситуации. Байка, притянутая за уши, лишь создает такую видимость для неискушенного слушателя.

Вот пример приема «наблюдение», который был нормально отработан на конференции по ресторанному бизнесу в начале презентации по теме «Управление качеством сервиса».

«Сегодня утром я зашел в гостиничное кафе. Отличный интерьер, хорошая кофе-машина, немного посетителей, все симпатично ― видно, что в кафе немало вложено. Ждал официанта дольше пяти минут. Когда я заказал один кофе, девушка поморщилась и спросила „это все?“ Кофе не несли еще минут десять. Я подошел к стойке и спросил про него, получил ответ „щас, щас“. Еще через пять минут мне принесли еле теплый кофе. Пакетик сахара я предпочел взять самостоятельно на стойке.

Собственно говоря, когда мы год назад начинали проект по управлению качеством сервиса в нашей компании, исследования показали, что дела у нас обстояли точно также, а иногда даже хуже…»

«Начните с шутки или анекдота»

Чем более удачен анекдот, который оратор рассказывает «для затравки» ― тем больше вероятность, что часть присутствующих его знают. Чем сильнее оратору хочется рассказать анекдот ― тем меньше вероятность, что у него есть способности к рассказыванию анекдотов. В патологических случаях, окончание анекдота заглушается приступами хрюкающего смеха самого же рассказчика, а передние ряды, под его призывно-веселым буравящим взглядом, выдавливают улыбку.

На этом испытания аудитории не заканчивается: должна последовать «связка»: переход от анекдота к теме выступления (либо настолько самоочевидный, что лучше бы его не было, либо настолько натянутый, что лучше бы его тоже не было).

Вот пример комбинации «избитый несмешной анекдот + самоочевидный тупой переход к теме»:

«Я хочу начать с небольшого анекдота. Соревнования по лёгкой атлетике. Комментатор: „А что происходит у прыгунов с шестом? Какой хороший разбег, прыжок… очень удачная попытка, но её прерывает неудачная попытка метателя копья.“ Вот примерно это произошло с нашим отечественными ритейлом с началом кризиса.»

Шутка или анекдот получают право на существование в выступлении в том случае, если они а) авторские/узкопрофессиональные, б) действительно связаны с тематикой выступления или мероприятия и в) помогают лучше, рельефнее понять идею. В качестве образца использования юмора для более эффективного донесения идей можно привести творчество Игоря Ашманова, например вот.

Понравилоcь читать наш блог? Возможно, вам будет удобнее получать обновления по RSS или с помощью email рассылки.


Эмоциональность vs Функциональность

Сергей Пархоменко, 8 апреля 2009

Уже давно тлеет холивар между апологетами эмоционального и функционального стилей презентаций.

Сторонники эмоционального стиля полагают, что задача презентации ― создавать простые и сильные образы, которые придают убедительность словам оратора, создают подходящий эмоциональный фон и позволяют эффективнее привлекать внимание аудитории. Если провести аналогию с полиграфией, то слайды в данном случае используются как художественные иллюстрации в деловых журналах: с содержательной точки зрения их КПД стремится к нулю, но их использование делает материал интереснее и привлекательнее. Типичный слайд в эмоциональном стиле ― это изображение плюс несколько слов.

Слайд1

Сторонники функционального стиля полагают, что задача презентации ― помогать оратору представлять сложную информацию. Если провести ту же аналогию с журналом, то слайды здесь работают как инфографика в журнале: они наглядно показывают ключевые взаимосвязи, сопоставления, логические цепочки, структуру в целом. Такие презентации можно считать наследниками флипчарта с маркерами, с помощью которых ведущий что-то нагляднее объясняет.

Слайд2

Например, у нас на совещании можно частенько наблюдать, когда кто-нибудь, отчаявшись добиться понимания своей концептуальной идеи, вскакивает и начинает что-то чиркать на доске.

Как уже наверное догадались прозорливые читатели нашего блога (а о прозорливости наших читателей говорит тот факт, что они читают наш блог), я веду к тому, что противоречие между эмоциональным и функциональным стилем надуманное. В зависимости от ситуации, цели и целевой аудитории оптимален свой баланс эмоциональность/функциональность.

Если речь идет о том, чтобы возбудить у не очень заинтересованной аудитории, которая слабо разбирается в предмете обсуждения, вполне конкретное желание или однозначное мнение ― то, естественно, лучше всего будет работать эмоциональная аргументация и предельно простая логика. В данном случае не очень хорошей идеей будет пытаться показать всю сложность обсуждаемого вопроса, приводить рациональные доказательства на основе первичных данных, объяснять возможные альтернативные точки зрения.

Презентации эмоционального стиля хорошо работают, прежде всего, для широкой публики, создания некоего «общего представления». Чем более заинтересована и искушена в теме аудитория, тем больше ее интересуют не общие вещи и «жизненные истории», а конкретные факты и данные. Такая аудитория знает, что есть альтернативные точки зрения, кто-то из них настроен скептически или сомневается в экспертности выступающего. Более того, чрезмерное упрощение может быть не только неинтересным и непоказательным для такой аудитории, но даже обидеть ее. Профессионалам не интересны «общие вещи» и «экспертные выводы» ― им интересны подробности.

Вряд ли для инвестора будет аргументом вот такой слайд:

Слайд4

Или в правительственном докладе о безопасности дорожного движения встретит понимание презентация в таком стиле:

Слайд3

В целом можно констатировать, что в России эмоциональный стиль презентаций в чистом виде упорно не приживается. С одной стороны, в России люди весьма недоверчиво относятся к эмоциональной аргументации, потому что закалены осознанием своей правовой незащищенности . С другой стороны, презентации в России используются почти исключительно в бизнес-коммуникациях и в образовании ― а вот в маркетинговых коммуникациях с «широкими массами», где эмоциональный стиль более уместен, они почти не используются.

При всем при том еще раз отмечу, что работа над эмоциональной составляющей ― это обязательное условие любой эффективной презентации. Вопрос в балансе.

Понравилоcь читать наш блог? Возможно, вам будет удобнее получать обновления по RSS или с помощью email рассылки.


Инфографика должна притягивать взгляд!

Сергей Пархоменко, 1 апреля 2009

siski copy

Как Вы думаете, какие данные здесь отражены?

Понравилоcь читать наш блог? Возможно, вам будет удобнее получать обновления по RSS или с помощью email рассылки.


Делай раз, делай два, делай три!

Сергей Пархоменко, 25 марта 2009

Этот прием безотказно работает уже столетия: выходит оратор и заявляет что-нибудь вроде «вот три вещи, которые… (вы должны знать, изменят вашу жизнь, помогут добиться успеха в венчурном инвестировании, ни в коем случае нельзя делать на территории предприятия и т. п.)». Сам факт, что вещей именно три (или пять, или восемь) каким-то чудесным образом помогает мобилизовать внимание аудитории и добиться большего эффекта.

Вот четыре причин, по которым люди любят перечни в презентациях:

Рисунок1

Структура всей презентации обозрима с самого начала, ее легко отслеживать в ходе выступления; в голове слушателя проносятся примерно такие мысли «Речь пойдет о трех вещах. Сейчас говориться о второй, значит потом пойдет речь о третьей, а потом презентация закончится и будет фуршет».

Рисунок2

Линейный одноуровневый перечень — самая простая для понимания структура. Каждый пункт здесь ― автономная логическая единица. Соответственно, аудитории не нужно тратить усилия на то, чтобы улавливать логику изложения, прослеживать цепочки рассуждений и сочетания разных видов классификации.

В презентациях другой структуры на одном слайде может описываться какой-то аспект, состоящий из пары идей; на следующем слайде ― обоснование первой из них; на следующем ― пример и т. д. Разобраться в такой структуре можно непрерывно отслеживая ход мысли оратора. А в презентации-списке каждая идея пронумерована и вынесена отдельным пунктом.

Рисунок3

Лаконичность и конкретность. В презентациях другой структуры, чтобы стройно увязаться все идеи в систему, показать логические связи и цепочки умозаключений, приходится выдавать дополнительную «теоретическую» информацию. А аудиторию в презентации, как правило, интересует одна-две новые полезные идеи, а не всеобъемлющая системность изложения.

В презентации-перечне сама структура изложения не позволяет автору отвлечься на пространные фундаментальные рассуждения ― каждый пункт должен нести единицу смысла, каждый пункт должен быть действительно важен, а цепочка рассуждений не может простираться дальше двух―четырех слайдов, поясняющих один пункт.

Рисунок4

Само наличие списка. Людям нравится сам факт того, что есть какое-то число и нумерация. Числа создают иллюзию определенности, значимости, достоверности. Например, можете сами сравнить привлекательность двух вариантов названий: а) «Основные навыки высокоэффективных людей» или б) «7 навыков высокоэффективных людей».

Понравилоcь читать наш блог? Возможно, вам будет удобнее получать обновления по RSS или с помощью email рассылки.


5 таинств быстрой верстки в PowerPoint

Сергей Пархоменко, 11 марта 2009

minutu

Друзья, читайте обновленную статью на нашем новом ресурсе:http://powerlexis.ru/articles/5-priemov-skorostnoy-verstki-PowerPoint

 

Многие пользователи работают в PowerPoint лишь время от времени, и, соответственно, им нет резона слишком вдаваться в функциональность программы. Естественно, верстать таким образом получается и долго, и криво. Именно для таких людей я сделал рейтинг пяти самых нужных приемов, которые максимально ускоряют верстку, позволяют делать слайды аккуратнее и при этом требуют минимум времени на освоение.

1. Образец слайда (Вид >> Образец слайдов) . Эта функция нужна, чтобы на каждом создаваемом слайде был нужный фон, поля для заголовка и для текста находилось в нужных местах, текст в них печатался нужной гарнитурой, размером, цветом, с нужными межстрочными и межабзацными интервалами, буллиты были нужного типа, логотип не менял свое положение от слайда к слайду и пр. Чтобы реализовать все эти замечательные вещи, нужно зайти в образец слайда и отредактировать нужные параметры.

2. Подгонка клавишами курсора. Выделенный объект (автофигуру, фотографию, текстовое поле) можно передвигать клавишами курсора. Это намного быстрее и точнее, чем пытаться точно его разместить мышкой. Чтобы шаг перемещения был больше, нужно удерживать Shift, чтобы шаг был меньше (для точной подгонки), нужно удерживать Ctrl.

3. Направляющие (контекстное меню на слайде или Alt + F9). С их помощью можно наметить модульную сетку или просто выставить ориентир, чтобы ровно что-нибудь расставить. Объекты «липнут» к направляющим. По умолчанию выводится одна вертикальная и одна горизонтальная направляющая ― чтобы скопировать направляющую, нужно зажать и перетащить ее в нужное место, удерживая Ctrl.

4. Горячие клавиши при работе мышкой.

  • Если перемещать объект мышкой, удерживая Ctrl, то исходный объект останется на месте, он скопируется и копию можно сразу поставить в нужное место. Если изменять размеры объекта, удерживая Ctrl, то размер будет меняться симметрично ― центр объекта останется на месте.
  • Если перемещать объект мышкой, удерживая Shift, то объект будет двигаться только строго вертикально или горизонтально. Если изменять размеры объекта, удерживая Shift, то будут сохраняться пропорции. Если удерживать Shift при рисовании автофигуры то ее ширина и высота получатся равными (например, получится круг или квадрат).
  • Если перемещать, удерживая Alt, то объект не будет привязываться к сетке и липнуть к направляющим ― его можно расположить точнее. С Alt можно точнее масштабировать объект.

Все эти клавиши работают и вместе: если я хочу скопировать объект, поставить его копию строго по горизонтали, и при этом точно в какой-то точке, то при движении мышкой я буду удерживаться Ctrl, Shift и Alt.

5. Функции выровнять/ распределить (меню «Действие» в левом нижнем углу, в PP2007 ― «Упорядочить» справа вверху ). Можно выделить несколько объектов и выровнять их по вертикали или горизонтали; можно расставить их так, что координаты центров будут равноудалены по вертикали или горизонтали. Незаменимая вещь при создании блок-схем.

***

Даже если вам нужно верстать всего по несколько слайдов в месяц, 15 минут на освоение этих нехитрых приемов с лихвой окупятся в первый же час работы в PowerPoint.

Понравилоcь читать наш блог? Возможно, вам будет удобнее получать обновления по RSS или с помощью email рассылки.


5 проверенных способов заставить аудиторию почувствовать себя идиотами

Сергей Пархоменко, 4 марта 2009

1. Начать с «терминов и определений»

Есть несколько вариаций этого способа:

Можно приводить общеизвестные определения, намекая, что присутствующие не совсем адекватны:

oпр1

Можно приводить определения таким языком, который сразу показывал бы, «кто здесь умный»:

опр4

Можно приводить множетсво определений в самом начале, когда аудитория понятия не имеет, зачем им нужно в это вникать. Потом оратор как бы имеет моральное право использовать все «введенные» определения скопом, подчеркива интеллектуальное превосходство:

опр3

2. Читать вслух текст на слайдах

Хотя многие не догадываются, но слайды предназначены отнюдь не для того, чтобы дублировать текст выступления (вот тут есть статья про это).

Но если оратор плохо готов к выступлению — то ему ничего не остается, как читать слайды. С другой стороны, часто можно увидеть ситуацию, когда на слайды изначально выносится почти полный текст речи с «литератирными» оборотами, и, соответственно, оратор показывает то же самое, что говорит вслух. В любом случае, эта ситуация вызывает ассоциации с детскими воспоминаниями, когда мама или папа читали вслух книжки.

image

image

Часто оратор, читая слайды, вообще стоит (или даже сидит) почти спиной к аудитории.

3. Приводить «наглядные» данные

Показывая слайд типа этого нужно сказать «текущую ситуацию все вы наглядно видите на этой диаграмме/схеме/таблице». Каждый слушатель при этом пытается ненароком посмотреть на соседей, чтобы понять, только ли он в силу своей бездарности ничего не может разобрать. После этой фразы нужно без каких-либо пояснений спокойно перелистывать на следующий слайд.

image

image

4. Использовать побольше аббревиатур и формул

Это помогает оратору показать, что он является экспертом в теме. А присутствующие — нет. Этот способ отлично работает в комбинации со способом №1 — определения всем используемым аббревиатурам можно дать на первом слайде, а здесь уже можно проверить памятливость и внимательность слушателей.

image

image

5. Миссия. Ценности. Стратегическое видение. История.

Даже если тема презентации не имеет никакого отношения ни к одной из этих вещей, им всегда можно посвятить хотя бы несколько минут презентации. Пусть слушатели знают, что эти замечательные вещи у оратора есть, и молча внемлют фундаментальным истинам.

image

image

***

Есть и множество других способов, как показать слушателям свое мнение об их интеллектуальных способностях. Задавать аудитории дурацкие вопросы. Недоговаривать последнее слово в предложении, подразумевая, что кто-то должен его угадать и договорить. Скромно-скромно описывать собственные былинные подвиги как бы «к слову пришлось». Энергично шутить и первым смеятся над своими шутками.

А какие способы их тех презентаций, где вы были, запомнились вам больше всего?

Понравилоcь читать наш блог? Возможно, вам будет удобнее получать обновления по RSS или с помощью email рассылки.