Как получить власть над PowerPoint

PowerLexis, 7 марта 2013

На протяжении наших многих публикаций мы стараемся показать вам, как важно контролировать внешний вид слайдов и создавать их в едином стиле, при этом соблюдая строгую структуру презентации и ее содержательность. Для выполнения этих условий, мы рекомендуем нашим клиентам продукт «Корпоративный стандарт презентаций», который экономит время при создании презентации и значительно облегчает процесс ее создания.

Ниже мы решили привести альтернативные способы контролировать PowerPoint, которые рекомендует в своей статье How to gain control of your PowerPoint culture независимый консультант, писатель и спикер, Клифф Аткинсон. Читайте и комментируйте.

Как получить власть над PowerPoint

В отношениях с PowerPoint кто кого контролирует: вы его или он вас? Многие компании считают, что держат ситуацию под контролем, хотя на самом деле она уже давно из-под контроля вышла.

Когда компании пробуют контролировать брендинг, используя стандартные шаблоны PowerPoint, они добиваются лишь того, что спикеры со стопроцентной гарантией завалят аудиторию хламом информации или нагонят на нее вселенскую тоску, что является потерей контроля над брендом.

Когда компании стремятся контролировать информацию, призывая использовать маркированный список в слайдах PowerPoint презентации, они растрачивают свои интеллектуальные ресурсы, превращая их в неуправляемые фрагменты, что является потерей контроля над информацией.

Наконец, когда компании пытаются контролировать содержание, считая обязательным заполнение всего пустого пространства на слайде, они теряют возможность адаптировать презентацию под конкретную аудиторию, что является потерей контроля над содержанием.

То, что в компаниях начиналось, как искреннее стремление контролировать PowerPoint, в итоге привело к обратным результатам. Дело не в том, что PowerPoint не поддается контролю, как раз наоборот. Компании редко не пытаются контролировать PowerPoint вообще, но гораздо чаще они контролируют не совсем то. Только тогда, когда они начнут контролировать то, что надо, они смогут, наконец, получить полную власть над PowerPoint.

Существует минимум 5 аспектов, которые компаниям необходимо контролировать при работе с PowerPoint:

Контроль ценности

Трудно контролировать что бы то ни было, если не знаешь его ценности. PowerPoint включает в себя очень многое, но одна из его самых ценных функций заключается в том, что он представляет собой некую платформу, нагруженную интеллектуальными ресурсами. В чем состоит ценность представленных на платформе PowerPoint интеллектуальных ресурсов вашей компании? Эта ценность является отправной точкой для анализа эффективности представления, передачи, архивации и переориентации интеллектуальных ресурсов с помощью PowerPoint. Понимание этой ценности задает рабочее поле и требования для получения контроля над PowerPoint.

Контроль общей картины

Пока не увидишь все своими глазами, не узнаешь, с чем имеешь дело. Это открытие сделали для себя многие компании после внедрения систем управления цифровыми данными (DAM) для управления активами PowerPoint. Благодаря визуальному интерфейсу менеджер видит все файлы PowerPoint размером с ноготь в отдельной функциональной области. Для любой компании подобный первый просмотр общей картины презентации не самый приятный опыт, поскольку в большинстве случаев он выявляет отсутствие связности и последовательности. Хотя этот шаг не станет магическим решением всех проблем, способность увидеть и проанализировать презентацию на уровне компании является первым шагом на пути к получению контроля над всей системой.

Контроль системы

Большинство компаний перестают думать о PowerPoint, как только разрабатывают корпоративный шаблон, и именно здесь начинаются проблемы. Корпоративный шаблон – это ДНК вашей коммуникационной платформы PowerPoint. Решения, принимаемые в отношении корпоративного шаблона, определяют степень оригинальности мышления ваших сотрудников. Эффективные медиа технологии, встроенные в шаблон, создают гибкую основу для прочной, адаптируемой современной системы ресурсов, инструментов и обучения PowerPoint. Такая система предоставляет вам контроль благодаря своей гибкой структуре, дающей благодатную почву для развития коммуникационных инноваций и новых возможностей.

Контроль измерений

Измеряете ли вы успех презентации PowerPoint? Безусловно, PowerPoint крайне сложно измерить количественно, поскольку этот инструмент находится на стыке огромного количества коммуникационных переменных. Однако одно известно абсолютно точно: о PowerPoint не стоит судить только по внешнему виду. Получить контроль над ним можно только уделяя внимание его эффективности. Одним из вариантов может стать анализ «разрывов», или GAP-анализ: с помощью PowerPoint спикер хочет достичь определенных измеримых целей, аудитория оценивает презентацию относительно этих же целей, разница между двумя значениями и определяет эффективность. Такие простые измерения позволяют начать контролировать цифры. Вне зависимости от того, будете ли вы использовать этот или другой способ измерения, необходимо, как минимум, чтобы оценка PowerPoint проходила по тем же стандартам качества, что и оценка других товаров и услуг вашей компании.

Контроль процесса

PowerPoint – это живой, меняющийся и развивающийся язык, которому обучается компания. Чтобы он постоянно эволюционировал и улучшался, вам необходимо предоставить ему простор и ресурсы для развития. Это означает обеспечить надежную систему, не стоять на пути прогресса и создать благоприятные условия для скорейшего обнародования наилучших инноваций PowerPoint. Способы достижения этого различны, например, за счет внедрения в систему DAM функции измерения, которая может содержать систему оценки «равный – равному», широко распространенную на пользовательских сайтах. Если задавать людям правильные вопросы и предоставлять им правильные инструменты и направления, они найдут правильные ответы. Секрет успеха кроется в контроле правильных процессов.

Если вы действительно хотите получить власть над PowerPoint, самым трудным будет решиться встать на путь изменений. Но как только вы рискнете, получить контроль станет так же просто, как выпустить из-под контроля то, что заставляет вас его терять. А контролируя систему, измерения и процессы, вы вскоре сможете контролировать эффективную и измеримую коммуникационную структуру, которая как раз и находится на платформе PowerPoint.

Вы также можете познакомиться с нашими исследованиями по на тему «Корпоративного стандарта презентации», примерами внедрения данного продукта в компаниях WWF и Лаборатория Касперского и оценкой его эффективности.

Понравилоcь читать наш блог? Возможно, вам будет удобнее получать обновления по RSS или с помощью email рассылки.

google.com bobrdobr.ru del.icio.us technorati.com linkstore.ru news2.ru rumarkz.ru memori.ru moemesto.ru




Один комментарий

Михаил

«Если вы действительно хотите получить власть над PowerPoint, самым трудным будет решиться встать на путь изменений. Но как только вы рискнете, получить контроль станет так же просто, как выпустить из-под контроля то, что заставляет вас его терять». На мой взгляд все проблемы в презентациях это желание много говорить о том, в чем ничего не понимаешь. Сплошное словоблудие…Информации в статье нет, лишь словесные кружева… Хотя, возможно это проблема копирайтера.


Прокомментировать пост