Пиз&Пиз: пишите письма

Сергей Пархоменко, 20 октября 2008

image

Если вы попытаетесь найти книгу про то, как писать деловые письма, то неминуемо столкнетесь со следующими видами литературы:

  1. Книги про деловой этикет. Оттуда вы узнаете, чем официальное письменное приветствие офицера должно отличаться от приветсвия гражданского лица, а также множество другой познавательной информации.
  2. Книги про документооборот. Оттуда вы узнаете о том, какие существующт ГОСТы по оформлению деловой документации, и что лучше всего начинать письма оборотами типа «…ввиду форс-мажорных обстоятельств, отчасти обусловленных некоторыми непредвиденными причинами, о возникновении которых ранее не было достигнуто двухсторонних договоренностей…».
  3. Книга Алан Пиза «Язык письма», в которой человеческим языком написано про то, как делать понятные для людей тексты.

Но рано радоваться. Возможно, рекомендации Аллана и Барбары по поводу того, как писать деловые письма действительно работают в США и даже в Австралии, но в России, где несколько другие деловые традиции, многие из них вызовут скорее обратный эффект. Что вы скажете, получив от малознакомого человека письмо, написанное вот в таком экзальтированном стиле:

«Виталий Иванович, здравствуйте! Уже четыре утра, но я все же решил дописать Вам это письмо. Меня настолько впечатлили перспективы поставок Вам металлопроката, которые мы обсуждали на выставке, что сразу по приезду из аэропорта я решил не откладывая написать Вам. Виталий Иванович, я твердо уверен, что закупая металлопрокат у нас Вы сможете быть твердо уверены как в надежности нашей продукции, так и в надежности наших деловых отношений…»

В общем, советы Аллана и Барбары не стоит воспринимать слишком буквально. Тем не менее, ряд полезных идей вы, безусловно, сможете найти. Они касаются в большей мере не конкретных советов, а общих принципов, которые нужно учитывать при написании письма. Читать глазами получателя. Писать о его ценностях. Избегать канцелярских выражений. Отличаться от других.

Учитывая то, что книга короткая и написана простым языком, можно смело сказать, что потраченное на нее время она отработает. Можно брать

Понравилоcь читать наш блог? Возможно, вам будет удобнее получать обновления по RSS или с помощью email рассылки.

google.com bobrdobr.ru del.icio.us technorati.com linkstore.ru news2.ru rumarkz.ru memori.ru moemesto.ru




3 комментария

Андрей Колесников

Да, книга, действительно полезная. Когда я 8 лет назад только ее прочитал, то сразу стал писать все коммерческие в стиле «Пиз».
Привожу первое подобное КП (с некоторыми удалениями технических подробностей и изменением имен). Теперь читать очень смешно :) Хотя в то время (2000 год) подобный язык мне позволял очень серьезно выделяться среди менеджеров других компаний и заключать договора :)

——————
Добрый день, Юрий Борисович.

Я нашел то, что нужно Вашей компании!

Разрешите объяснить.
Из нашего разговора в прошлую пятницу я понял, что Вы хотите повысить эффективность работы сотрудников АО «Зайчишка», c целью увеличения Ваших доходов. Для этого Вы планируете оборудовать Вашу компанию УПАТС. Однако западные цифровые УПАТС достаточно дороги (порядка $8000 — 10000$). Поэтому для уменьшения капиталовложений Вы хотите рассмотреть две возможности:
• попытаться скомбинировать нужную Вам мощность из нескольких небольших УПАТС;
• установить УПАТС отечественного производства.

Первый вариант при любых комбинациях оказывается дороже… Второй вариант, который мы сейчас рассмотрим, полностью отвечает потребностям Вашей компании…

Когда я посчитал окупаемость оборудования, то я был очень поражен! Я просто не могу не поделиться с Вами этими расчетами!
Предположим, что Вы установили УПАТС «Контур-200» по 2 варианту. Предположим, что срок окупаемости проекта — 1 год (хотя это достаточно мало для таких капиталовложений). Получается, что у 136 Ваших сотрудников повысится эффективность работы благодаря использованию индивидуального телефона и многих дополнительных услуг УПАТС (об этом чуть позже). Стоимость на каждого сотрудника (т.е. за внутренний телефонный порт) составит $36,5 ($4960 / 136 чел.). Если поделить это на 12 месяцев (срок окупаемости проекта), то получится $3 в мес. или всего 84 руб. в мес. на каждого сотрудника.

Неужели более эффективное использование индивидуального телефона и дополнительных услуг УПАТС не сможет увеличить прибыль, приносимую Вашими сотрудниками на 84 руб. в мес.?

А если взять срок окупаемости – 2 года?

Но это еще не все. Вы дополнительно сэкономите $500 — $2000, если выберите электронную УПАТС «Контур-200». Дело в том, что установка цифровой УПАТС потребует приобретения хотя бы нескольких цифровых телефонных аппаратов ($100 — $300 за шт.). Причем только фирмы производителя УПАТС.
Электронная УПАТС «Контур – 200» не требует приобретения дорогостоящих цифровых телефонов и позволяет подключать любые аналоговые телефонные аппараты. Т.о. Вы дополнительно экономите $500 — $2000 и можете использовать уже установленные на Вашем предприятии телефоны.
Разве это не важно для Вас?

Но и это еще не все. При приобретении УПАТС «Контур – 200» мы Вам бесплатно предлагаем кросс-шкаф стоимостью около $300.

Теперь о возможностях УПАТС «Контур-200», которые Вы и Ваши сотрудники будут использовать после установки УПАТС.

Надеюсь, что смог доходчиво объяснить, почему именно УПАТС «Контур-200» наиболее идеально подходит для удовлетворения потребностей Вашей компании.

До свидания, Юрий Борисович. Жду от Вас звонка.
А пока хочу пожелать Вам…
всего хорошего…

С уважением,
Менеджер Коммерческого отдела /Колесников Андрей/

PS: Юрий Борисович, сейчас у нас пока есть готовая УПАТС «Контур-200». Поэтому, когда Вы выберите нужную Вам конфигурацию, мы немедленно приступим к изготовлению кросс-шкафа.

PPS: Срок действия предложения – до 03.12.00.
———————————


Altavir

Честно сказать я бы отказался от такого предложения) Похоже на спамерские письма: «Дочитайте до конца! Вы будете просто поражены простотой и скоростью с которой вы заработаете миллион долларов! Вам потребуется всего лишь 10 минут в день и уже через неделю вы будете выбирать себе яхту» :)
Я конечно слегка утрирую, но как то уж очень похоже, что спамеры учились по таким книжкам :)


Андрей Колесников

Да, есть немного :) Хотя 8 лет назад еще не было такого засилия СПАМа и это еще было чем-то необычным.
А сейчас… Вполне вероятно, что спамеры учитают советы Пизов :)


Прокомментировать пост